在工作过程中，大家有没有遇到过这两种情况。
第一种是：工作汇报的时候，领导不愿意听你长篇大论说下去，或者提醒你说重点？
第二种是：写工作总结的时候，写的很痛苦，觉得自己每天都是重复的工作，不知道怎么下手？
这是因为缺乏结构化思维，我们的思路是零散细碎的。
那要怎么做，才能让对方明白呢？就需要从认识结构化思维开始，有效利用结构化特征。

1）结论先行

沟通的时候，别人听你讲话，一般会逐句理解你的意思。但是由于沟通方认知水平和理解能力不同，他们很难对你的表达，做出和你完全一样的解读。因此，先讲中心思想，再来表述具体内容，可以让你的条理更清晰。

2）归类分组归类分组的整个过程就是把杂乱无序的事物区分开来，并赋予不同类别以稳定的、概念化的名称。这个过程能让我们的思路更清晰，无论是在写文章，还是分析问题的时候，都可以用到。

3）逻辑递进

当你自上而下定了结论，并对所有信息进行了归类分组。哪一组信息放在前面，哪一组信息放在后面，就必须按照逻辑顺序排列。
这个特征，是符合大脑喜欢规律的思维习惯。
比如，你在表达如何做一件事的步骤时：先讲第一步XXX，然后讲第二步XXXX，接着是第三步XXXX，最后是第四步XXXX。
在这里，同一层次的信息“第一步、第二步、第三步、第四步”，就是按照时间（步骤）顺序来表达的。如果先说第三步做什么，再说第一步做什么，就不符合一般人的认知习惯。
对于沟通表达而言，我们保持“逻辑递进”能更有条理地表达自己，同时有助于对方更好地理解我们所表达的内容。
这种思维方式在分析和解决问题时，同样重要。发现问题、澄清问题、分析问题、制定解决方案与评估效果，正常情况下，都要遵循逻辑顺序。

4）结构化特征的应用

讲结构化，就不得不提一下《金字塔原理》这本书中的金字塔结构图。它完美的表现了我们今天所讲的结构化表达。
你可以把这张图想象成一篇文章的结构。

图的顶端，是你要表达的结论，它统领着金字塔结构。按照前面说的结论先行，在一开始就表达出中心思想。

然后从顶端开始，向下分拆成“主要内容”。它是底层信息的提炼，相当于文章中的小标题。

“主要内容”又再次向下拆分成详细的支撑“信息”。每组“主要内容”下的信息，都属于同一范畴，既相互独立，亦不重不漏。 
最后“主要内容”和“主要内容”之间，“信息”和“信息”之间，还有横向关联。
整个框架每个层次上的思想是对下一层次思想的总结概括。最终形成一个环环相扣的金字塔。

金字塔结构的构建过程，有助于层层分析，把握趋势，避重就轻，从而更容易看到“事情”的本质，看清“事情”背后的真相。