在过往的分享中，我分享过一种思路，如果你需要降低退货率，那么要关注的不仅仅是客服端、包括供应端、物流端、运营端也都是我们需要关注的部分。客诉率也是同理。所以在降低客诉率这个课题中，我们不仅仅要注重客服团队的管理、更加要关注客服团队和兄弟部门的协同联动。
01.客服团队的管理和优化
要搭建一个优秀的客服团队，首先需要有一个合理的组织架构。一般来说，客服团队包括一线客服、客服组长、客服主管、客服经理等层级。每个层级都有其特定的职责和任务，从而形成一个完整的管理体系。有一些电商团队，客服部是放在运营部的架构下面，作为运营中心的附属部门。
这里我的建议是将客服部从运营部的架构中独立出来，设立为与运营部平行的部门，客服部专注于客户服务，能够更深入地研究客户需求、优化服务流程、提升服务质量。运营部则专注于推广、产品布局。
虽然独立，但运营部和客服部仍需紧密合作。运营部可以为客服部提供市场策略、活动信息等支持，而客服部则能及时反馈客户对运营活动的反应，帮助运营部调整策略。这种协同合作有助于提升整体运营效果。独立的部门设置便于建立相互监督机制。
客服部可以监督运营部在活动策划、执行过程中的客户导向性，确保运营活动符合客户需求；运营部也可以监督客服部的服务质量和效率，确保客户问题得到及时有效解决。这种监督机制有助于及时发现并纠正问题。独立的部门设置有助于明确各自的责任边界，避免工作推诿和扯皮现象。这有助于提升工作效率和执行力。
以下是客服部门不同层级的人员的职责分工参考：
●一线客服：负责与客户进行直接沟通，解决客户的问题和投诉。●客服组长：负责监督和指导一线客服的工作，处理升级的问题和投诉。●客服主管：负责制定客服团队的工作计划和目标，对客服团队进行培训和考核。●客服经理：负责制定客服团队的整体战略和规划，与其他部门进行沟通和协作。
优秀的客服人员需要具备良好的沟通能力、问题解决能力和服务意识。在选拔客服人员时，可以通过面试、笔试等方式，对候选人的综合素质进行评估。同时，还需要对客服人员进行定期的培训和考核，提高他们的专业能力和服务水平。
培训内容包括但不限于：
●产品知识：了解产品的特点、功能、使用方法等，以便更好地为客户解答问题。●服务技巧：掌握有效的沟通技巧和服务方法，提高客户满意度。●应变能力：培养客服人员在面对突发情况时的应变能力和解决问题的能力。●团队协作：强化团队合作意识，提高客服人员与其他部门之间的协作效率。
为了确保客服团队的高效运作，需要制定完善的工作流程和规范。这包括：
●服务流程：明确客服人员接待客户、解答问题、处理投诉等具体流程，确保服务质量和效率。●工作规范：制定客服人员的工作标准和行为准则，规范服务态度和言行举止。●绩效考核：建立科学的绩效考核体系，对客服人员的工作表现进行客观评价，激励他们提高服务水平。
随着科技的发展，越来越多的客服工具和技术被应用到电商行业中。客服团队需要不断学习和掌握这些新技术，提高工作效率和服务质量。
尤其是今年的大促，战线长达一个月，如果全靠人工客服接待，客服同学会陷入“疲劳战”。因此我们可以借助客服机器人去分担承接压力，同时利用客服机器人的催单去促进成交。
02.客服团队与兄弟部门的协同联动
1. 客服团队与供应端的协同
供应端是电商企业的核心部门之一，负责产品的采购、库存、发货等环节。客服团队在大促时期，与供应端的协同主要体现在以下几个方面：●产品信息同步：供应端需要及时将产品的最新信息（如库存情况、发货时间等）同步给客服团队，以便客服人员能够准确地为客户提供相关信息。越早将库存信息同步给客服团队，对客服团队工作提效帮助越大。
比如缺货的时候，一线客服可以提前做好话术，请顾客耐心等待，如果缺货时间过长，针对已下单未发货的顾客，客服同学也可以给予适当的补偿，避免顾客产生投诉。
●问题反馈与改进：客服团队在与客户沟通过程中，会收集到大量关于产品的反馈意见。这些意见需要及时反馈给供应端，以便供应端对产品进行改进和优化。
●预售和备货协调：在大促活动期间，客服团队可以根据历史数据和市场需求预测，与供应端协调预售和备货计划，确保产品供应的充足和及时。
2. 客服团队与物流端的协同
物流端是电商企业中负责商品配送的重要部门。客服团队在大促期间与物流端的协同主要体现在以下几个方面：物流信息同步：物流端需要及时将商品的配送信息（如物流单号、配送进度等）同步给客服团队，以便客服人员能够准确地为客户提供物流查询服务。
配送问题处理：当客户遇到配送问题时（如延迟配送、商品破损等），客服团队需要与物流端进行及时沟通，协助客户解决问题。
逆向物流协同：在退换货过程中，客服团队需要与物流端协同处理逆向物流事宜，确保退换货流程的顺畅和高效。
3. 客服团队与运营端的协同
运营端是电商企业中负责店铺运营、营销推广的部门。客服团队在大促期间与运营端的协同主要体现在以下几个方面：●销售目标同步：运营端在定下来本次大促的销售额目标之后，需要同步给客服端，让客服主管提前做好咨询量的测算，以便提前安排好人员承接和排班。由于大促期间，我们都会招聘新客服，随之而来的培训、管理问题也需要我们提前准备。
●活动信息同步：运营端需要提前将大促活动的相关信息（如活动时间、优惠规则等）同步给客服团队，以便客服人员能够提前做好准备，解答客户的咨询。客服端也可以收集顾客的关于活动玩法的声音，反馈给运营端，去调整我们的促销玩法和策略。
03.降低客诉率的具体策略
1. 提前规划，充分准备
在大促活动开始之前，客服团队需要与各部门协同，提前做好充分的准备工作。这包括：●人员安排：根据历史数据和市场需求预测，合理安排客服人员的工作时间和班次，确保在大促期间有足够的客服人员在线服务。
●知识更新：对客服人员进行大促活动相关知识的培训，确保他们熟悉活动的规则、优惠信息等，能够准确解答客户的咨询。
●技术保障：检查并更新客服系统、在线客服工具等，确保在大促期间系统的稳定运行。
2. 快速响应，高效处理
在大促活动期间，客服团队需要做到快速响应客户的咨询和投诉，高效处理问题。这包括：●设置快捷回复：针对一些常见问题，设置快捷回复，提高客服人员的响应速度。
●优先处理紧急问题：对于客户的投诉和紧急问题，要优先处理，确保客户的满意度。
●跨部门协作：当遇到需要其他部门协助处理的问题时，客服团队要及时与相关部门沟通，共同解决问题。
3. 主动沟通，化解矛盾
在与客户沟通过程中，客服人员需要主动沟通，化解矛盾，降低客诉率。这包括：●耐心倾听：认真倾听客户的诉求和意见，了解客户的真实需求。
●同理心：站在客户的角度思考问题，理解客户的困扰，表达同情和理解。
●积极解决：对于客户的问题和投诉，要积极寻找解决方案，给予客户明确的回复和处理结果。
4. 数据分析，持续优化
在大促活动结束后，客服团队需要对数据进行深入分析和挖掘，了解客户的需求和行为习惯，为企业的未来决策提供支持。这包括：●客诉数据分析：对客诉数据进行分类、整理和分析，找出客诉的主要原因和集中点，为改进服务提供依据。
●客户满意度调查：通过问卷调查、电话回访等方式，收集客户对服务的满意度评价，了解客户的期望和需求。
●服务流程优化：根据数据分析结果和客户反馈意见，对服务流程进行优化和改进，提高服务质量和效率。
一个家具商家在大促客诉率降低实践中，他们发现了一些客诉的主要原因和集中点，如物流延迟、商品描述不符等。针对这些问题，他们与相关部门共同制定了改进措施，并对服务流程进行了优化。
例如，他们加强了与物流端的沟通和协作，提高了物流配送的及时性和准确性；同时，他们也加强了对商品描述的审核和管理，确保了商品信息的真实性和准确性。同时客服端也重新调整了话术去管理客户对于商品和服务的预期，也通过给顾客发送产品真实的场景图和效果图，帮助客户更好地理解我们的商品。
通过这些措施的实施，该电商企业在后续的大促活动中取得了显著的效果。客诉率明显降低，客户满意度大幅提升，企业的品牌形象和口碑也得到了有效的提升。
降低客诉率是电商企业在大促活动中必须面对的重要课题。通过全面优化客服体系和加强部门协同联动，电商企业可以在确保销售业绩的同时，有效提升客户满意度和忠诚度。这不仅需要企业具备先进的管理理念和技术手段，更需要企业关注客户需求、注重服务品质，不断提升自身的综合竞争力。
在未来的发展中，电商企业需要继续加强客服团队的建设和优化，探索更加高效、智能的服务模式，为客户提供更加优质、便捷的服务体验。