如何解决客服中心的两大情绪问题
来源: 时间:2024-08-28
服务团队好带吗?也容易也难。容易的是,服务其实相对于简单,内容单一,目标明确---快速让客户满意。而且,彰显客服业绩的指标虽然多却是可以量化的,减少了人为评定的诸多麻烦;但这是理论,但凡带过客服团队的人都知道,其实哪里有那么容易!想的有多么简单,做起来就有多么难。客户多,员工也多;场景多,答案也并非唯一;

尤其是中间还有个巨大的障碍,情绪----客户有情绪,客服也有情绪!所以,客服团队管理中的核心问题是:管理者如何安抚好员工的情绪,员工如何安抚好客户的情绪。客服和客户的情绪,先管理好谁的?自然是客服的。

一、客服的情绪管理


本质上,所有情绪的管理都需要遵循一个原则:不是堵,而是疏。客服也是一样,无论如何控制情绪,其实情绪依旧在,因为但凡“控制”的本质就是憋着,而憋着的情绪就是定时炸弹,不知道何时会爆炸也就意味着,随时都会爆炸。

那些聊一次就好一段时间,或者是答应了还是做不到的员工本质上都是这个问题,他们的情绪不是没有,而是暂时被堵住了。

客服员工的情绪问题分为两个层级,要么是压根就没有,要么是疏导出来了。如何做到让员工压根就没有服务情绪?

1、合理化


很多员工在被客户责骂的时候都会有代入感:这个人实在太不讲理了!如果是我,我就不这样!人家都不这样,为什么他就这样!素质差!上辈子肯定是乌龟丑王八!其实有这样的情绪的人需要解决的本质问题是,他不允许世间多样人生的存在。啥意思?同样的一餐饭有人觉得好吃有人觉得不好吃,这肯定和个人之前的饮食有关系。饿了两天的人给黄瓜都能吃出大闸蟹的味道来。人世间的喜好没有统一的标准;相应的,面对同一件事情每个人的情绪反应自然也不一样,有些时候甚至相反。这就是人生的多样性。以己为尺度的人往往标准单一,但凡看到有人和自己的想法或表现不同就感觉难以接受。客服员工较为年轻,缺少社会阅历,他们看问题看人的尺度就比较单一,不接受世间多样性的存在。所以,在客服团队的管理中,有一个重要的任务就是,引导员工接受世间不同事物,不同人物的存在。时间长了,对于任何人的情绪表现都能坦然接受,淡然处之。怎么做?写人物小传。其实这是表演学中的一个术语:虽然剧本中的每个人物是设定好的,但是那只是在有限的几个事件中的表现。一个好的演员都要自己却设想这个人在这些表现背后的成因,甚至要想好一个完整的人物的完整的一生。只有这样才能够真正理解一个人,将他所有的所思所想内化于心,才能表现于外。编写客户小传就是带领员工去看广阔人生的多样化反应。人之所以面对别人的反应有情绪,就是因为他们不理解他们的所做所为,他们不仅无法感同身受,连这件事情的合理性都找不到。是的,人的情绪根源就在于合理性。当我们觉得一件事情情有可原的时候,情绪自然就没有了。写客户小传就是帮助客户的情绪找到合理性。带领员工去设想,甚至去编辑那个骂人的客户他们在现实生活中经历了什么;而那些是我们看不到的,却是客户最痛最真切的体验。

2、体验感


不单单要设想,最好还能演出来,或者是设置场景,让员工体验到客户的感受。让人发生改变的往往是体验感。通过设想客户的生活,让员工有着贴近的体验感,慢慢的丰富起他们对于他人生活的解读和认知。这件事情不仅重要,而且意义深刻。员工会由此理解了客户,自然也就能够开心的工作,他们也会由此产生工作的价值感。曾经有人问我,如何激发那些资深老员工的工作热情?我一句话回答,让他们体验工作的价值感,把我们帮助了客户的结果展示给他们看。

二、如何疏导客户的情绪


在微信问我问题的一线员工中,问的最多的问题是:客户要投诉我,我该怎么办?我经常会告诉他们:客户要投诉客服分成了两种情况,一种是你知道,我刚刚的态度和状态确实不对,另一种是真的不知道,很委屈很无辜。但是无论是哪一种情况客户都需要看到你的认错和改正。所以一定要马上道歉,真的很抱歉,让您不开心了。

如果知情的话可以稍微解释一下,真的很抱歉,我刚刚被客户骂了一顿,所以还没缓过来;或者是我刚下夜班,有些晕;或者是我刚刚接了家里一个电话,真的不应该把个人生活带入到工作中。如果是不知情可以坦率的询问:真的很抱歉,我还以为我是在认真帮助您呢,一定是我哪里做的不到位却没意识到,您能详细给我指出来吗?感谢您的帮助。看到没?客户的情绪的疏导就是首先要承认客户是对的,要顺着客户说。任何解释都只能让客户感觉到被否定,他的情绪就被堵住了,只能让客户更大程度的爆发。

但是客服中心最难的是那些无解的问题,员工没技巧,客户不满意。如何解决那些无解的问题?客户是有情绪驱动和事情驱动的。即便是客户真的有问题,但是面对我们的解释和规定,其实客户的理智上是明白无解的,如果还继续纠缠,就一定是情绪问题了。教会员工要通过调动客户的情绪来推动事情的解决,这是客服团队管理的核心。如何推动呢?


1、烧CPU法,也就是把对方的大脑给整宕机了

客户如果真的是想要东西,依据到底是什么?人家有理的我们必须要给的,但是这里说的是不讲理的,那么我们要找出来他们的逻辑漏洞。你们耽误了我的时间,所以要赔偿。纯情妹子的话术:好的,不过在我们向公司递交申请的时候是必须要写清楚依据,请问您能告诉我吗?依据是什么呢?把问题抛给对方,通过请教的形式指出客户无理要求的逻辑漏洞。

2、要明白情绪的成分是什么


从表面上看很多情绪是一样的,但是内在的成分却是不同的。比如说女生看到老公对女同事好,这是嫉妒;但是如果女同事对老公好,那是缺乏安全感;客户因为感觉买贵了而生气,这是气自己,有被愚弄的感觉;人每次感觉自己很差劲的时候往往都会通过发泄给外人来掩盖;所以那些明明自己错了,却要责备客服的都是在给自己找遮羞布,要不然午夜梦回废酒;而因为产品维修上门慢的人是感觉不受重视。所以分析清楚客户的情绪成分是什么才能对症下药。


3、情绪的源头在哪里

媳妇和婆婆吵架,都不是真看对方不顺眼,而是争夺在老公心中的一姐的位置;而老板画饼也不是酷爱美食,只是不舍得掏钱;比如说客户问:你们营业厅的人招聘的时候不挑选的吗?这一定不是关心你们公司的招聘工作,而是那个人惹她生气了。语言的艺术就是指很多话后面都隐藏着真实的动机。


4、满足情绪


如果是气愤,和他一起骂人;如果是感觉不公平,那就解释称随机现象。情绪价值的提供的基本原则就两点,一个是缺什么补什么;另一个是反向满足,就相当于女人说反话一样。不过要小心,只能采用心机女的话术:比如客户要退货,因为隔壁老王的媳妇也穿了一件。我们也可以说,可以给您退,只不过担心她会认为是你怕没人家穿的好看呢。只不过,如果这种方式惹火了别找我。总结,客服中心管理的是两种情绪,但方法只有一种:疏导,不是堵住。