在繁杂的事务工作中，如何高效工作？——主管心得分享
来源： 时间：2024-07-05
一、制定明确的目标与计划：
每天开始工作时先冥想思考10分钟，未完成的工作和今天主要任务和目标都有哪些。
工作开始前把昨天的各项店铺数据和客服的个人数据过一遍，再使用时间管理工具（如日程表、待办事项清单等），祥子习惯用记事本写出来放在面前，完成一项就划掉，以此来跟踪任务进度。
二、优先处理重要且紧急的任务：
利用四象限法（重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急）来分类任务。
优先处理位于第一象限（重要且紧急）的任务，确保这些任务不会耽误。
如果是周/日等短期规划可以不用做的太仔细，对重要的事情在记事本里写出来并打个圈标注好最晚处理时效即可。
三、避免多任务并行处理：
一次只做一件事，这样可以确保注意力集中，提高任务完成的质量。
如果需要处理多个任务，在优先级内对工作分解成小块，并在完成一个任务后再开始下一个。
尤其是作为客服主管，繁杂的事务性工作比较多，手里还处理表格数据，转头群里@了一下就忘记处理到哪里，也容易打乱思绪。
同时对通讯工具进行屏蔽，非重要的工作群信息设为免打扰模式，避免在工作中被无用信息分散自身的精力和思维。
四、保持良好的工作环境：
保持办公桌整洁有序，减少干扰因素。
根据自身的喜好调整工位环境，可以放置盆栽，手办，贴纸等、制造一个自己喜欢的舒适工作环境，如此可以更好的提高工作效率，同时也能够身心愉悦。
五、定时休息与放松：
晚上尽量在自身的健康休息时间内睡觉，保证有充足的休息时间。
同时利用好午休时间进行放松，如散步、阅读或听音乐。
祥子习惯是吃饱后站立消食15-20分钟，同时刷一会手机，且中午必须要休息30分钟，中午不睡下午崩溃，中午醒来后做5分钟的眼保健操缓解一下恢复精神，之后再投入到工作当中。
六、学会拒绝与委派：
如此做并不是不作为，工作中会有很多类型的业务，甚至有很多并不在你的岗位职责范围之内，识别那些不属于你职责范围，将优先级较低的任务拒绝或委派给他人。
与各部门同事建立良好的沟通，拒绝不是不配合，而是专业的人做专业的事情才能更加高效且有质量。
作为客服主管本身事务性的工作就比较繁杂，所以基础的工作任务需要合理的分配给团队的其他成员执行，例如后台的退款，售前的接待等，避免时间损耗在基础的问题上无法思考其他内容。
七、保持积极心态：
对待一份工作首先是认可并喜欢，认可岗位在行业当中的发展，有自己明确的发展方向在不至于迷茫。
同时在这个工作中“喜欢”才能有更多创新的思维，才有源源不断的动力，喜欢这词祥子特意做了标注，每个人对工作的理解都是不一样的，在祥子看来“喜欢”一份工作首先是能够给我带来一份合理的收入，另外能在工作中获得被认可和被需要，实现自我价值。
将在工作遇到的挑战视为成长的机会，保持对工作的热情和兴趣，当你认真琢磨一件事情并完成之后你会发现能够获得前所未有的愉悦。
在有闲暇空闲的时候多在其他部门进行游走，与同事保持友好关系，营造积极的工作氛围，如此才能在后续工作中彼此配合。
八、利用自动化手段提高效率：
使用自动化工具来减少重复性劳动，例如后台的AG自动化退款工具，智能接待机器人，共享表格/文档等，避免人力的重复低效。
工作久了相信大家都会发现，工作是重复且无趣的，这个时候就需要找“小聪明”，寻找可以高效批量的方法代替，从而提高团队中人员的效率和产出，团队有空闲的时候主管才不至于需要频繁的“顶替”。
九、进行自我反馈与调整：
定期周/月/季对自己的工作进行总结和反思，这周/月/季我都做了那些那些工作？给公司/团队带来了什么？
并根据汇总的数据找出团队中不足之处，例如响应时间/满意度/店铺体验分等。
根据反馈调整工作方法和策略，持续对团队数据跟踪，方法赋能，智能化插件升级等，改进和提高工作效率。
十、处理问题的10个步骤：
1、调心态:
遇到事情不要慌，沉住气不要急躁，静不下来就起身走动一下。
2、理问题:
搞清楚发生了什么事、为何会发生、是哪个步骤的问题。
3、定目标:
明确解决这个问题要达成的目标或者是要怎么做。
4、列资源:
列出解决问题所需的资源/配合的部门，人力、物力、成本。
5、拆问题:
大事化小、化繁为简，拆解细分出来。
6、定方案:
研究方案、充分探讨、确定方案、达成共识。
7、去执行:
方案一旦确定即刻执行。
8、去改进:
执行过程中根据情况不断修正，确保目标达成。
9、勤总结:
阶段性回顾总结，记录好经验、提炼出方法。
10、要反思:
吸取教训、再有这类问题我应该怎么做。
遇到新的任务或工作安排时应该先执行后反馈，不要未执行先否定。
对待难点也不要着急上火，先给自己一个心理暗示，“这个事情很简单”。
结语：
其实作为主管以上的岗位更多的是在服务的一个角色上，认真的了解团队中的人员需求，并且为他们提供更好的服务，当团队中的人跟着你，可以能获得物力，财力等需求时才会发挥出最大的价值。
而团队内的人员可以发挥最大的价值时，不只是团队内的成员可以获得高工资和奖金，作为团队核心的领导者也会因为团队目标完成的又快又好，从而得到加薪或者晋升。
每天开始工作时先冥想思考10分钟，未完成的工作和今天主要任务和目标都有哪些。
工作开始前把昨天的各项店铺数据和客服的个人数据过一遍，再使用时间管理工具（如日程表、待办事项清单等），祥子习惯用记事本写出来放在面前，完成一项就划掉，以此来跟踪任务进度。
二、优先处理重要且紧急的任务：
利用四象限法（重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急）来分类任务。
优先处理位于第一象限（重要且紧急）的任务，确保这些任务不会耽误。
如果是周/日等短期规划可以不用做的太仔细，对重要的事情在记事本里写出来并打个圈标注好最晚处理时效即可。
三、避免多任务并行处理：
一次只做一件事，这样可以确保注意力集中，提高任务完成的质量。
如果需要处理多个任务，在优先级内对工作分解成小块，并在完成一个任务后再开始下一个。
尤其是作为客服主管，繁杂的事务性工作比较多，手里还处理表格数据，转头群里@了一下就忘记处理到哪里，也容易打乱思绪。
同时对通讯工具进行屏蔽，非重要的工作群信息设为免打扰模式，避免在工作中被无用信息分散自身的精力和思维。
四、保持良好的工作环境：
保持办公桌整洁有序，减少干扰因素。
根据自身的喜好调整工位环境，可以放置盆栽，手办，贴纸等、制造一个自己喜欢的舒适工作环境，如此可以更好的提高工作效率，同时也能够身心愉悦。
五、定时休息与放松：
晚上尽量在自身的健康休息时间内睡觉，保证有充足的休息时间。
同时利用好午休时间进行放松，如散步、阅读或听音乐。
祥子习惯是吃饱后站立消食15-20分钟，同时刷一会手机，且中午必须要休息30分钟，中午不睡下午崩溃，中午醒来后做5分钟的眼保健操缓解一下恢复精神，之后再投入到工作当中。
六、学会拒绝与委派：
如此做并不是不作为，工作中会有很多类型的业务，甚至有很多并不在你的岗位职责范围之内，识别那些不属于你职责范围，将优先级较低的任务拒绝或委派给他人。
与各部门同事建立良好的沟通，拒绝不是不配合，而是专业的人做专业的事情才能更加高效且有质量。
作为客服主管本身事务性的工作就比较繁杂，所以基础的工作任务需要合理的分配给团队的其他成员执行，例如后台的退款，售前的接待等，避免时间损耗在基础的问题上无法思考其他内容。
七、保持积极心态：
对待一份工作首先是认可并喜欢，认可岗位在行业当中的发展，有自己明确的发展方向在不至于迷茫。
同时在这个工作中“喜欢”才能有更多创新的思维，才有源源不断的动力，喜欢这词祥子特意做了标注，每个人对工作的理解都是不一样的，在祥子看来“喜欢”一份工作首先是能够给我带来一份合理的收入，另外能在工作中获得被认可和被需要，实现自我价值。
将在工作遇到的挑战视为成长的机会，保持对工作的热情和兴趣，当你认真琢磨一件事情并完成之后你会发现能够获得前所未有的愉悦。
在有闲暇空闲的时候多在其他部门进行游走，与同事保持友好关系，营造积极的工作氛围，如此才能在后续工作中彼此配合。
八、利用自动化手段提高效率：
使用自动化工具来减少重复性劳动，例如后台的AG自动化退款工具，智能接待机器人，共享表格/文档等，避免人力的重复低效。
工作久了相信大家都会发现，工作是重复且无趣的，这个时候就需要找“小聪明”，寻找可以高效批量的方法代替，从而提高团队中人员的效率和产出，团队有空闲的时候主管才不至于需要频繁的“顶替”。
九、进行自我反馈与调整：
定期周/月/季对自己的工作进行总结和反思，这周/月/季我都做了那些那些工作？给公司/团队带来了什么？
并根据汇总的数据找出团队中不足之处，例如响应时间/满意度/店铺体验分等。
根据反馈调整工作方法和策略，持续对团队数据跟踪，方法赋能，智能化插件升级等，改进和提高工作效率。
十、处理问题的10个步骤：
1、调心态:
遇到事情不要慌，沉住气不要急躁，静不下来就起身走动一下。
2、理问题:
搞清楚发生了什么事、为何会发生、是哪个步骤的问题。
3、定目标:
明确解决这个问题要达成的目标或者是要怎么做。
4、列资源:
列出解决问题所需的资源/配合的部门，人力、物力、成本。
5、拆问题:
大事化小、化繁为简，拆解细分出来。
6、定方案:
研究方案、充分探讨、确定方案、达成共识。
7、去执行:
方案一旦确定即刻执行。
8、去改进:
执行过程中根据情况不断修正，确保目标达成。
9、勤总结:
阶段性回顾总结，记录好经验、提炼出方法。
10、要反思:
吸取教训、再有这类问题我应该怎么做。
遇到新的任务或工作安排时应该先执行后反馈，不要未执行先否定。
对待难点也不要着急上火，先给自己一个心理暗示，“这个事情很简单”。
结语：
其实作为主管以上的岗位更多的是在服务的一个角色上，认真的了解团队中的人员需求，并且为他们提供更好的服务，当团队中的人跟着你，可以能获得物力，财力等需求时才会发挥出最大的价值。
而团队内的人员可以发挥最大的价值时，不只是团队内的成员可以获得高工资和奖金，作为团队核心的领导者也会因为团队目标完成的又快又好，从而得到加薪或者晋升。
所以说，领导者和被领导者都是相辅相成的，领导认真给员工做好服务，员工则需要认真做好本职工作。