客服工作答疑二 我在群里想请教客服现场调度经验,帮我解决我的工作痛点
来源: 时间:2023-03-06
收到一位群友的私信:大彬子你好,我是做通信运营商呼叫中心的在线客服业务,承接了 9个省的话务,项目是分省进行考核,每个员工至少有两至四个省的业务知识,混接。我的痛点是:某省是这个区域呼叫中心的衣食父母,爆线的时候(按照规则,某省具备申请减免考核的条件)但甲方仍会不顾我们其他八省的服水指标,强制要求人力往某省调动,这种情况重点省区指标救不起来,其他省的指标也因此下降,我们该怎么进行现场调度?补充一个信息:我们就月末和月初共10天是处于话务高峰,其余时间话务都是回落的,我无法为了满足每个月那10天的时间,招聘那么多的客服。
接下来我用过往管理经验,尝试帮助这位群友分析这个问题。问题的表象是会出现一个省(或者一个技能组)爆线,这个省(技能组)是VIP,指标不能下降,爆线的影响就是不惜牺牲其他省(技能组)指标去安排人力支援,导致vip不一定救起来,其他技能组指标也下降了。那我们先从源头找问题,为什么会爆线,导致爆线集中原因我尝试分析下:1、集中缴费日,咨询量集中;2、市场推广活动,通过短信群发或者APP推送导致咨询量集中;3、新产品上市,比如iPhone15可以在营业厅分期购买;4、系统故障,导致集中保修咨询增加。
我们掌握了咨询高峰的规律后,那我们可以从几个方面下手去优化;1、排班调整,全员调整坐席时间,最忙的10天基本上控制休息,最多休息一天,把大量人力集中在繁忙天数上班。2、加强现场管理监控,繁忙时段,等候数量超过XX时,人员离席必须报备,不允许3人以上集体离席,离席时间不允许超过10分钟,就餐时间缩短至30-45分钟,空闲时段再安排补休。3、提升人效和产能,我们看看现有人员是否还有产能提升空间,如果还有通过训练考核去提升,比如打字考核,帮客服建立快捷对话,完善知识库,提升在线解答效率。4、严格检核每日人员报表、指标报表,监控时段指标,某个时段指标低、人员在位率不足,我们要问责,主管要有合理解释和情况说明,否则承担指标下降惩罚,人员对于日均产能不足的、首响均响不足的,登录时间不足的,均要有辅导、处罚措施。指标不足的不仅是扣钱,要补量,今天不达标的次日补齐才可以下班。5、开展劳动竞赛,树立优秀员工、主管、团队的典范,重奖产能高质量好的员工,造成员工不平衡,打破大锅饭。奖勤罚懒,让大家产生竞争意识。6、启动机动组(培训、质检、主管、甚至是经理)在话务繁忙时段必须上线支援,上线表现可以计入月绩效考核。
接下来我用过往管理经验,尝试帮助这位群友分析这个问题。问题的表象是会出现一个省(或者一个技能组)爆线,这个省(技能组)是VIP,指标不能下降,爆线的影响就是不惜牺牲其他省(技能组)指标去安排人力支援,导致vip不一定救起来,其他技能组指标也下降了。那我们先从源头找问题,为什么会爆线,导致爆线集中原因我尝试分析下:1、集中缴费日,咨询量集中;2、市场推广活动,通过短信群发或者APP推送导致咨询量集中;3、新产品上市,比如iPhone15可以在营业厅分期购买;4、系统故障,导致集中保修咨询增加。
我们掌握了咨询高峰的规律后,那我们可以从几个方面下手去优化;1、排班调整,全员调整坐席时间,最忙的10天基本上控制休息,最多休息一天,把大量人力集中在繁忙天数上班。2、加强现场管理监控,繁忙时段,等候数量超过XX时,人员离席必须报备,不允许3人以上集体离席,离席时间不允许超过10分钟,就餐时间缩短至30-45分钟,空闲时段再安排补休。3、提升人效和产能,我们看看现有人员是否还有产能提升空间,如果还有通过训练考核去提升,比如打字考核,帮客服建立快捷对话,完善知识库,提升在线解答效率。4、严格检核每日人员报表、指标报表,监控时段指标,某个时段指标低、人员在位率不足,我们要问责,主管要有合理解释和情况说明,否则承担指标下降惩罚,人员对于日均产能不足的、首响均响不足的,登录时间不足的,均要有辅导、处罚措施。指标不足的不仅是扣钱,要补量,今天不达标的次日补齐才可以下班。5、开展劳动竞赛,树立优秀员工、主管、团队的典范,重奖产能高质量好的员工,造成员工不平衡,打破大锅饭。奖勤罚懒,让大家产生竞争意识。6、启动机动组(培训、质检、主管、甚至是经理)在话务繁忙时段必须上线支援,上线表现可以计入月绩效考核。
现场管理需要用铁腕,管控指标时不能人性化,必须军事化管理,因为指标稍纵即逝。要形成良好的工作氛围,指标是生命,大家要有这个意识,忙时快速支援上线,少离席多接线。另外业务有规律的集中度高,应该都是常规共性问题,能不能从业务梳理,分流的角度削减业务高峰。可引入自助渠道,引导客户自助查询、办理,培养客户使用习惯,降低人工介入成本。