双十一期间 快递物流行业如何完善客服热线系统 提升服务效率?
来源: 时间:2022-10-26

2022年的双十一于10月24日晚8点正式开启预售。今年的双十一在时间节奏上,将“不熬夜”进行到底:不仅预售放在晚8点,两波正式开买的时间也分别为:10月31日晚8点和11月10日晚8点,消费者由“尾款人”变成了“晚八人”。

每年的双十一也是快递物流旺季,快递单量可谓是年度高峰。2021年双十一期间,全国邮政、快递企业揽收快递包裹达到 68亿件,投递快递包裹近 63亿件。面对如此大的市场单量,各物流企业早已摩拳擦掌,对快递物流企业来说,这不仅是扩大市场份额、提升业绩的有利时机,也是建立品牌美誉度的重要时刻。但事实上,随着消费水平的提升,消费者对快递服务品质愈发敏感,对服务体验的衡量标准愈发严格。目前快递物流企业客户服务面临着以下痛点:

1、双十一期间,售前咨询、售后投诉问题以及仓储物流问题剧增,业务量急剧增长,客服工作量大,电话排队占线现象严重;

2、客户信息数据不能有效管理跟踪,客户服务得不到保障;

3、各项业务数据统计考核缺少统一标准。

4、座席人员的通话质量无法实时监控;

5、客服的业务熟练程度参差不齐,客户服务管理不规范;

为了保证在双十一订单高峰期间,做好全面的客户服务,部分快递物流企业选择与我们合作,升级完善客服热线系统。该系统采用先进的软交换技术,通过统一的客服号码呼出和呼入,实现统一的用户服务界面,统一的热线功能和统一的服务标准,集中受理客户的业务需求,为客户提供综合性服务的无形窗口,实现“一个电话、一个窗口、一站式服务”。

快递物流企业客服热线系统具有如下主要功能:

智能话务员

灵活定制的智能语音流程功能实现各种电话自助服务。比较常见的查快递、寄快递可以通过智能话务员去识别语音、分析客户的问题,实现自助查询与应答功能。在咨询高峰期,智能话务员能够处理高频常见重复问题,减少人工投入,提高服务效率,让人工客服有精力投入到复杂的客户服务中,智能+人工协同办公,减轻客服压力,提高工作效率。

IVR语音导航

灵活的IVR流程配置,企业可根据场景需求自定义IVR语音导航菜单,按照客户需求,进行电话分配,优先转接至空闲客服。能够应用到快递物流企业的售前服务、售中、售后服务等环节,实现业务分流引导。

客户信息管理

客服热线系统自带CRM业务管理功能,支持客户管理、新建服务记录、跟进、流转等功能,便于快递物流企业有效整合客户数据信息,加强各部门之间信息共享,确保服务的连续性和高效性。

工单管理

双十一期间,大量的订单必然导致售后服务频率提升,物流查询、商品理赔、投诉工单等业务量激增,工单管理功能可以协助客服人员按照客户诉求类型快速建立工单,并按照工单的紧急程度,分配到相关的业务部门,实行各处理环节实时监控。对于工单中存在的处理延迟,及时提醒督办,最终将处理完毕的工单结果通过电话回访的形式,反馈给客户,保证工单由新建到处理再到回访的及时性,高效性。

统计报表

系统支持对电话接通率、呼损率、工单处理满意率、座席服务质量等各项指标进行统计分析,通过多维度可视化数据分析报表,能够帮助快递物流企业优化客服中心管理流程,制订合理的工作目标和绩效考评机制,满足企业提升服务品质与企业管理效率的需求。

座席监控

支持座席签入/出、小休、空闲、转接、三方通话等多种模式,管理者能够随时了解座席的工作状态、当前电话排队量,并能对通话座席进行监听、强拆、抢接、签出等操作。

电话回访

针对客户收到货后的有效评价进行归档分析,必要时定制电话回访计划联系客户,了解客户的服务需求及满意度,记录并及时处理客户反馈的意见和建议,不断优化快递物流企业服务质量。


录音及质检

系统可对每一通电话进行全程录音,质检专员可根据录音数据,对每个客服代表的服务质量、工作态度等进行评测和考核。

知识库

知识库涵盖常用FAQ,如欢迎语、等候语、结束语、敏感问题、突发情况解决方法等内容,客服人员可以在知识库中按标题、内容、关键词等条件进行搜索。管理人员可根据业务需求,及时增减修改知识库内各版块的信息内容。

支持多渠道接入

支持从电话、微信、官网、电商APP等多个咨询渠道接入,整合数据到统一的客服系统服务平台处理。

截止目前,我们可以为客户及合作伙伴提供可定制化的呼叫中心系统、快递物流行业客服热线系统、12345政务便民服务热线建设及改造解决方案,居家养老智慧服务平台解决方案,医院AI智能随访和慢病管理解决方案,银行AI智能外呼解决方案,供热供暖客服中心系统解决方案,地产物业客服中心解决方案等各行各业融合“电话+微信+AI”定制化的客户服务解决方案。