处理客户投诉的六字口诀
来源： 时间：2022-05-20
客户都是有思想的，有思想就会有理解和处事的差异。在服务客户的过程中，不可能听到的全是赞美声，遇到客户投诉在所难免。
那么，作为一个出色的客服，应如何巧妙的应对客户的投诉呢？总结来说，解决客户投诉就六个“字”：听、同、问、办、议、谢。
01
听
基本技巧：
（1）不回避不拒绝客户的投诉；
（2）面带微笑、直视客户的眼睛（若是电话中，放下手头的事情，安静的听）；
（3）保持平静的心情默默聆听；
（4）任客户尽情发泄情绪，不打断客户的陈述；
（5）认真仔细地听，不遗漏细节，总结投诉的核心；
（6）不讨论不争执。
必须避免的做法：
（1）情绪抵触，面色难看；
（2）不耐烦，心不在焉；
（3）同客户争执、激烈讨论，情绪激动；
（4）挑剔顾客的态度不好，说话阴阳怪气；
（5）直接回绝客户或中途做其他事情、听电话等；
（6）为自己辩护。
客户在提出抱怨的时候一定会加入自己的感情。不会那么理智时，就会随时可能说出某些不理智或粗暴的话来。所以，客服不要给投诉的客户辩是非、讲道理。
大多数的客户投诉，并不一定非要有形的补偿，只是想发泄一下心中的不满情绪，使自己的心理上得到一种平衡。所以客服的“耐心聆听”尤为重要，倾听会让你了解客户的真正意图，倾听才能了解客户的个性特点，才能找到正确解决投诉问题的方法。
02
同
基本技巧：
（1）认同客户的投诉；
（2）善用亲和的语气去劝慰对方，稳定客户较激动的情绪；
（3）站在客户的立场为对方设想；
（4）对客户的行为表示理解；
（5）虚心接受投诉；
（6）主动做好投诉细节的记录。
必须避免的做法：
（1）批驳客户的投诉；
（2）不做记录，任由事态发展；
（3）表明不能帮助客户；
（4）有不尊重客人的言语行为；
（5）极力狡辩，激化矛盾；
（6）面露不耐烦或讥讽和挖苦表情。
对客户的抱怨，首先要做到理解和认同，“虚心接受”客户的投诉，有则改之，无则勉之，只有站在客户的角度想问题，才能解决矛盾，才能想出办法消除这些抱怨。任何辩解和排斥抵触对于解决客户的投诉都是不利的。
03
问
基本技巧 ：
（1）多问几个为什么；
（2）即便有答案了，也需要客户肯定。比如问：“您说呢？”；
（3）重复客户所说的重点，确认是否理解客户的意思和目的；
（4）了解投诉的重点所在，问题围绕重点；
（5）边想边问，边听边问；
（6）问的问题实际上已经包括了答案。
必须避免的做法：
（1）问题东拉西扯，没有主题；
（2）同一问题重复次数太多；
（3）问题莫名其妙、哗众取宠；
（4）光自己问，不允许客户问；
（5）中途将问题移交给别人处理；
（6）问题牵涉客户隐私。
面对投诉，客服往往处于被动地位，为了变被动为主动，很科学地解决客户投诉的问题，客服需要理解客户投诉的动机和投诉的问题实质，提问之前，客服需要仔细思考，而不是应急反应地随意提问，客服的问题要以解决客户投诉的问题为目的。
04
办
基本技巧 ：
（1）具体问题具体分析，按实际情况科学解决投诉；
（2）避免被客户抱怨左右，就事论事，耐心地解释，援引公司的政策制度和国家法律法规进行处理；
（3）处理投诉要公平合理；
（4）超出权限范围的，客服要向客户说明，并迅速请示上级；
（5）对于确实属于客服失误的，早处理；
（6）暂时无法处理的，可将事情详细记录，留下客户的联系电话，并承诺尽快答复（承诺的事情必须办到）。
必须避免的做法：
（1）光说不练；
（2）死板教条，完全按公司政策制度处理；
（3）一味地满足客户要求，给予不合理的承诺；
（4）将问题推给他人处理；
（5）没有处理权限，又不汇报，引起客户不满；
（6）犹豫不决、马马虎虎地处理。
实际解决投诉问题是最关键的一步，只有有效地妥善解决了客户的问题，才算完成了对这次投诉的处理。问题解决得好，客户感到满意，自然还会继续使用公司产品；如果敷衍了事，客户更加不满，或闹的更大，或以后永远都不再购买了。
05
议
基本技巧 ：
（1）知己知彼，掌握谈判主动权；
（2）谈判当中应先小人，后君子；
（3）让客户先提出的解决方案，然后谈判；
（4）对客户的情绪引导也要求准确、生动、富有感染力的表达能力；
（5）表明有足够的权力解决问题；
（6）迅速执行顾客同意的解决方法。
必须避免的做法 ：
（1）一味地退让，全盘接受客户的方案；
（2）坚守“客户总是对的”原则；
（3）不了解客户真正的需求就进行谈判；
（4）失去自己的立场；
（5）固持己见；
（6）没有将此事追踪到底。
和客户谈判这是整个投诉过程的核心阶段。在谈判时客服有义务维护公司的利益，要了解手中可用的牌，要具备丰富的知识，掌握心理学，牢牢掌握谈判的主动权，要显示出诚意和信心，并表明你有足够的权力解决问题。
谈判的依据是法律和道理，先小人，后君子。绝不一味地退让，要维护自己的立场，也要保证顾客满意。
06
谢
基本技巧 ：
（1）真情实意，不做作，不虚假；
（2）感谢客户的批评；
（3）诚心诚意地道歉；
（4）将心比心，语气平和；
（5）表示今后一定改进工作；
（6）对客服的失误而造成损失予以补偿。
必须避免的做法：
（1）简单化地感谢客户；
（2）喋喋不休地感谢；
（3）不情愿地道歉；
（4）一边道歉，一边抱怨；
（5）对不满意的客户表现出不在乎或讨厌的态度；
（6）光感谢，不解决实际问题。
不论责任是否在于自己，客服都应该诚心诚意地向客户道歉，并对客户提出的问题表示感谢，努力让客户感觉受到重视。
那么，作为一个出色的客服，应如何巧妙的应对客户的投诉呢？总结来说，解决客户投诉就六个“字”：听、同、问、办、议、谢。
01
听
基本技巧：
（1）不回避不拒绝客户的投诉；
（2）面带微笑、直视客户的眼睛（若是电话中，放下手头的事情，安静的听）；
（3）保持平静的心情默默聆听；
（4）任客户尽情发泄情绪，不打断客户的陈述；
（5）认真仔细地听，不遗漏细节，总结投诉的核心；
（6）不讨论不争执。
必须避免的做法：
（1）情绪抵触，面色难看；
（2）不耐烦，心不在焉；
（3）同客户争执、激烈讨论，情绪激动；
（4）挑剔顾客的态度不好，说话阴阳怪气；
（5）直接回绝客户或中途做其他事情、听电话等；
（6）为自己辩护。
客户在提出抱怨的时候一定会加入自己的感情。不会那么理智时，就会随时可能说出某些不理智或粗暴的话来。所以，客服不要给投诉的客户辩是非、讲道理。
大多数的客户投诉，并不一定非要有形的补偿，只是想发泄一下心中的不满情绪，使自己的心理上得到一种平衡。所以客服的“耐心聆听”尤为重要，倾听会让你了解客户的真正意图，倾听才能了解客户的个性特点，才能找到正确解决投诉问题的方法。
02
同
基本技巧：
（1）认同客户的投诉；
（2）善用亲和的语气去劝慰对方，稳定客户较激动的情绪；
（3）站在客户的立场为对方设想；
（4）对客户的行为表示理解；
（5）虚心接受投诉；
（6）主动做好投诉细节的记录。
必须避免的做法：
（1）批驳客户的投诉；
（2）不做记录，任由事态发展；
（3）表明不能帮助客户；
（4）有不尊重客人的言语行为；
（5）极力狡辩，激化矛盾；
（6）面露不耐烦或讥讽和挖苦表情。
对客户的抱怨，首先要做到理解和认同，“虚心接受”客户的投诉，有则改之，无则勉之，只有站在客户的角度想问题，才能解决矛盾，才能想出办法消除这些抱怨。任何辩解和排斥抵触对于解决客户的投诉都是不利的。
03
问
基本技巧 ：
（1）多问几个为什么；
（2）即便有答案了，也需要客户肯定。比如问：“您说呢？”；
（3）重复客户所说的重点，确认是否理解客户的意思和目的；
（4）了解投诉的重点所在，问题围绕重点；
（5）边想边问，边听边问；
（6）问的问题实际上已经包括了答案。
必须避免的做法：
（1）问题东拉西扯，没有主题；
（2）同一问题重复次数太多；
（3）问题莫名其妙、哗众取宠；
（4）光自己问，不允许客户问；
（5）中途将问题移交给别人处理；
（6）问题牵涉客户隐私。
面对投诉，客服往往处于被动地位，为了变被动为主动，很科学地解决客户投诉的问题，客服需要理解客户投诉的动机和投诉的问题实质，提问之前，客服需要仔细思考，而不是应急反应地随意提问，客服的问题要以解决客户投诉的问题为目的。
04
办
基本技巧 ：
（1）具体问题具体分析，按实际情况科学解决投诉；
（2）避免被客户抱怨左右，就事论事，耐心地解释，援引公司的政策制度和国家法律法规进行处理；
（3）处理投诉要公平合理；
（4）超出权限范围的，客服要向客户说明，并迅速请示上级；
（5）对于确实属于客服失误的，早处理；
（6）暂时无法处理的，可将事情详细记录，留下客户的联系电话，并承诺尽快答复（承诺的事情必须办到）。
必须避免的做法：
（1）光说不练；
（2）死板教条，完全按公司政策制度处理；
（3）一味地满足客户要求，给予不合理的承诺；
（4）将问题推给他人处理；
（5）没有处理权限，又不汇报，引起客户不满；
（6）犹豫不决、马马虎虎地处理。
实际解决投诉问题是最关键的一步，只有有效地妥善解决了客户的问题，才算完成了对这次投诉的处理。问题解决得好，客户感到满意，自然还会继续使用公司产品；如果敷衍了事，客户更加不满，或闹的更大，或以后永远都不再购买了。
05
议
基本技巧 ：
（1）知己知彼，掌握谈判主动权；
（2）谈判当中应先小人，后君子；
（3）让客户先提出的解决方案，然后谈判；
（4）对客户的情绪引导也要求准确、生动、富有感染力的表达能力；
（5）表明有足够的权力解决问题；
（6）迅速执行顾客同意的解决方法。
必须避免的做法 ：
（1）一味地退让，全盘接受客户的方案；
（2）坚守“客户总是对的”原则；
（3）不了解客户真正的需求就进行谈判；
（4）失去自己的立场；
（5）固持己见；
（6）没有将此事追踪到底。
和客户谈判这是整个投诉过程的核心阶段。在谈判时客服有义务维护公司的利益，要了解手中可用的牌，要具备丰富的知识，掌握心理学，牢牢掌握谈判的主动权，要显示出诚意和信心，并表明你有足够的权力解决问题。
谈判的依据是法律和道理，先小人，后君子。绝不一味地退让，要维护自己的立场，也要保证顾客满意。
06
谢
基本技巧 ：
（1）真情实意，不做作，不虚假；
（2）感谢客户的批评；
（3）诚心诚意地道歉；
（4）将心比心，语气平和；
（5）表示今后一定改进工作；
（6）对客服的失误而造成损失予以补偿。
必须避免的做法：
（1）简单化地感谢客户；
（2）喋喋不休地感谢；
（3）不情愿地道歉；
（4）一边道歉，一边抱怨；
（5）对不满意的客户表现出不在乎或讨厌的态度；
（6）光感谢，不解决实际问题。
不论责任是否在于自己，客服都应该诚心诚意地向客户道歉，并对客户提出的问题表示感谢，努力让客户感觉受到重视。
感谢时，态度要真诚；对投诉问题不敷衍，不拖延；解决问题时，一定要让客户感到的诚意。